Compliance - Aspectos Essenciais

 Muito se tem falado ultimamente a respeito de Compliance. Com o presente artigo, pretendemos estabelecer linhas gerais que demonstrem, de forma fácil e objetiva, o conceito e a forma de aplicação deste instituto. Vamos a isso.

O “Compliance” tem sua origem vinculada ao verbo da língua inglesa “to comply”, que significa simplesmente agir ou estar de acordo com regras, demandas, obrigações, condições, etc. Ainda que a ideia de compliance aplicada ao universo empresarial já seja difundida há muitos anos nos países de maior relevância econômica, a sua propagação no Brasil ganhou impulso definitivo somente a partir da promulgação da  Lei 12.846/13, a chamada “Lei Anticorrupção”. Mais do que a simples publicação da nova lei, a Operação Lava Jato tem mostrado na prática que a sua aplicação é uma realidade, o que fez com que muitas empresas, receosas com as punições previstas na lei, passassem a buscar a implementação de métodos de compliance, de forma a manter maior controle sob suas atividades e ao mesmo tempo evitar desvios de conduta e punições.

Mas afinal, o que é o compliance dentro de uma sistemática empresarial?

Conforme definição conceitual utilizada pelo Conselho Administrativo de Defesa Econômica (CADE), “compliance é um conjunto de medidas internas, adotadas por um determinado agente econômico, que permite a esse agente prevenir ou minimizar os riscos de violação às leis decorrentes de sua atividade – ou detectá-los mais rapidamente, caso se concretizem.”
Indo um pouco além do conceito formulado pelo CADE, pode-se dizer que o compliance se trata de um conjunto de medidas preventivas e de minimização de riscos. Riscos estes que não decorrem só de leis, mas também de todo tipo de norma ou obrigação, incluindo aí regulamentos administrativos e contratos, por exemplo.

A ideia de compliance está muito ligada a ideia de governança corporativa, no sentido de alinhar a missão, objetivos e os valores da empresa à processos internos, metodologias de trabalho, estruturas jurídicas e técnicas de gestão, de forma a buscar que a empresa atue, em todos os seus setores, dentro de padrões éticos e legais previamente estabelecidos.    
O equilíbrio entre normas internas efetivamente aplicadas e a adequação jurídica e contábil destas normas se traduz em maior solidez no negócio e, consequentemente, representa maior qualidade na atividade empresarial, assim como economia de recursos (evitando gastos judiciais e extrajudiciais) e fortalecimento da marca no mercado (empresa com processos e padrões de atuação bem definidos).

De forma resumida, algumas das vantagens advindas de um sistema de compliance são as seguintes:
 
- Prevenção de riscos
- Identificação antecipada de problemas
- Benefício reputacional/Melhora nos níveis de governança corporativa
- Conscientização dos funcionários
- Redução de custos e contingências
 
Entendida a base conceitual do Compliance, resta saber como é feita sua implantação em uma empresa.

A implantação de um programa bem estruturado é geralmente precedida da realização de uma análise dos riscos aos quais a empresa está exposta em razão das suas atividades. Algo muito próximo de uma auditoria interna.
Neste momento, é importante detectar os pontos mais sensíveis da empresa sob aspectos trabalhistas, tributários, societários, fiscais, regulamentares, entre outros.  Na definição elaborada pela International Chamber of Commerce (ICC), a análise de riscos implica em considerar os fatores externos a que uma empresa está exposta e conjugá-los com dois outros aspectos: a probabilidade de que tais fatores venham a ocorrer na prática e o impacto que tais eventos teriam.

Feito o levantamento dos riscos, procede-se a fase de elaboração de normas ou regulamentos a serem aplicados a empresa como um todo, com especial atenção àquelas situações onde foram detectadas as maiores fragilidades. Trata-se da criação de um verdadeiro código de condutas contendo regras e procedimentos padronizados, tanto para relações internas quanto para relações externas, o qual deve ser seguido de forma sistemática por todos os profissionais da empresa (inclusive diretores e executivos de níveis hierárquicos elevados).

Uma implantação eficaz dependerá ainda do correto treinamento de todos os funcionários, bem como de uma divulgação constante e permanente das regras de compliance para que as mesmas sejam bem fixadas.

Desde o momento em que o programa passar a ser aplicado, é importante também que haja um monitoramento que seja capaz de averiguar o funcionamento adequado dos processos e controles desenvolvidos e verificar a efetividade prática dos mesmos. Ou seja, se está sendo cumprido e se está dando resultado.

Pode-se dizer que estes são os requisitos mínimos ou básicos de um sistema de Compliance. No entanto, a formatação do mesmo e sua complexidade irá depender muito do porte e das atividades exercidas pela empresa. São muitos e variados os modelos possíveis e não há um padrão único a ser adotado por todos os tipos de negócios. 

A boa notícia é que micro, pequenas e médias empresas também podem adotar a sistemática. Muitas vezes é muito mais fácil implantar tal método quando as relações da empresa ainda não são tão complexas, fazendo com que a mesma já parta de uma base mais organizada e eficiente.

Por fim, cumpre ressaltar que independente do formato adotado, é relevante que as empresas tenham consciência de que a adoção de códigos de conduta, a existência e aplicação efetiva de políticas transparentes e a existência de canais de comunicação com os funcionários e clientes é hoje em dia quesito essencial para qualquer negócio. E a integração destas relações a um contexto jurídico-empresarial bem estruturado não é necessariamente algo complexo, mas é certamente um fator que eleva os níveis de segurança jurídica da empresa.